3 Richtlinie über die Datenaufbewahrung

Diese Richtlinie enthält Regelungen darüber, wie ein Unternehmen mit Personendaten umgeht. In ihr wird festgelegt, wie das Unternehmen Personendaten speichert, wie lange es diese aufbewahrt und wie es sie anschliessend entsorgt.

Sie hält den Daten-Lebenszyklus fest und regelt die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens, die Mindestaufbewahrungsfristen für die verschiedene Arten von Daten, die erforderlichen Aufbewahrungsfristen je nach Datensatz-Typ etc. fest.

Die Richtlinie richtet sich an die Mitarbeitenden des Unternehmens, welche mit Personendaten arbeiten (z.B. an die IT/Security) und/oder allenfalls an externe Dienstleisterinnen, sofern die Bearbeitung vom Unternehmen ausgelagert wurde.

Eine Richtlinie ist hilfreich, um die Datenschutz-Compliance innerhalb des Unternehmens herzustellen. Zudem soll sie die Mitarbeitenden auf das Thema sensibilisieren. Eine Richtlinie zur Datenaufbewahrung ist zwar gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber sehr empfehlenswert.

Anleitung zum Ausfüllen sowie Informationen zu den einzelnen Fragen:

Beim Ausfüllen der Vorlage ist jedes Feld einzeln auszufüllen bzw. es sind eine oder mehrere Antworten auszuwählen. Die Felder haben folgende Bedeutung:

• Hinweise Anzeigen: Geben Sie an, ob Sie die generellen Hinweise zur Verwendung des Templates ganz oben ein- oder ausblenden möchten.
• Unternehmen Firma: Geben Sie die vollständige Firma (Firmenname) Ihres Unternehmens an (z.B. Meier Müller AG).
• Unternehmen Kurzform: Geben Sie die Kurzform Ihres Unternehmens an (z.B. «MMAG» für Meier Müller AG).
• Verantwortung Finanzunterlagen: Geben Sie an, wer für die Aufbewahrung finanzieller und damit zusammenhängender Unterlagen verantwortlich ist (z.B. CFO des Unternehmens).
• Verantwortung Personalunterlagen: Geben Sie an, wer für die Aufbewahrung der Personalunterlagen verantwortlich ist (B. Leitung der Personalabteilung).
• Verantwortung übrige Unterlagen: Geben Sie an, wer für die Aufbewahrung aller anderen gesetzlichen und behördlichen Unterlagen verantwortlich ist (z.B. Geschäftsleitung).
• Verantwortung IT: Geben Sie an, wer für die Datenspeicherung, Aufbewahrung etc. verantwortlich ist (z.B. CTO)